Sabemos que la actualidad nos exige un cambio de paradigmas y el desarrollo de las asambleas no está libre de exigencias; por lo tanto, Clase Alpha SAS ha recogido desde su experiencia unas pautas para una Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal. Mediante la presentación de formatos para tener en cuenta:
MODELO DE CITACIÓN
Para:
Asunto: Citación Asamblea Ordinaria
Fecha: Día XX de Mes de 2020 Hora: X:XX AM /PM
Lugar: Virtual
Dando cumplimiento a lo estipulado en la Ley 675 de 2001, y al Reglamento de Propiedad Horizontal, el Consejo de Administración y la Administración se permiten citar a todos los Copropietarios a la Asamblea Anual Ordinaria.
Orden del día propuesto:
1. Verificación del Quórum
2. Nombramiento del presidente y secretario para la Asamblea
3. Elección de comisión para revisar y firmar el Acta
4. Informe del Consejo de Administración y la Administración
5. Dictamen del Revisor Fiscal
6. Presentación de Estados Financieros a Diciembre 31 de 2019
7. Aprobación del presupuesto de gastos para el año 2020
8. Elección de Consejo de Administración, Revisor Fiscal y Comité de Convivencia.
9. Varios y Proposiciones.
Si a la fecha y hora señalada no se completa el quórum requerido para deliberar, la Asamblea se reunirá a la hora siguiente y el número plural de asistentes hará quórum decisorio. Esperamos su puntual asistencia y disposición, ya que las decisiones que se tomen afectan directamente el patrimonio de todos. En caso de no poder asistir favor delegar su representación en el poder que se adjunta.
OBSERVACIONES IMPORTANTES
- Para lograr un mejor desarrollo de la Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal, proponga desde la convocatoria a que las personas INTERESADAS en participar en los siguientes cargos, favor hagan su postulación por escrito a través del correo administrativo: XXX
- Cargo de presidente y secretario de la asamblea.
- Se requieren máximo 3 personas para verificar el acta de asamblea.
- Miembros del consejo de administración, nuevo periodo.
- Postulación a miembros del comité de convivencia.
- Tenga muy presente invitar a los copropietarios a acercarse de manera previa a la administración para que aclaren sus dudas con anterioridad y de esta manera permitir que la asamblea se desarrolle con tranquilidad y puedan centrarse en los más relevantes.
- Comparta el correo y establezca la fecha para recibir y devolver las observaciones, enviadas antes del XX de XXX, con el fin de socializarlas con el consejo y hacer más efectiva la asamblea.
Otras Observaciones en Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal
- Las personas que tengan dudas de la información financiera o administrativa favor enviar sus inquietudes con anticipación al correo estipulado, para dar respuesta oportuna antes de la asamblea.
- Reunión de segunda convocatoria: Si la Asamblea de propietarios, no puede sesionar a la hora señalada por falta de quórum, la asamblea sesionará y deliberará en segunda Convocatoria, el mismo día de la convocatoria a las XX am/pm, en el mismo lugar y con el mismo orden del día que aparece en la citación.
- En caso de no poder asistir, hágase representar, anexamos formato de poder de representación o reclámelo en la administración o portería, el poder debe ser firmado por el propietario y el delegado.
- Solo podrá representar con poder máximo XX propietarios.
Recomendaciones Técnicas para una Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal
Ingrese con tiempo a la plataforma para garantizar que su sistema operativo cuenta con las actualizaciones y programas necesarios:
| Computador (PC) | Celular | |
| Sistema Operativo | Windows 10 Actualizado | Android o iOS Actualizado |
| Navegador de Internet última versión | Google Crome Actualizado | Google Crome Actualizado |
| Software de video conferencias | Instalado | Instalado |
| Internet | Banda ancha con no menos de 1 Mega de subida | No Internet de Datos |
| Considera la utilización | Audífonos con micrófono | Audífonos con micrófono |
| Garantice que su equipo | Cuenta con cámara web y tarjeta de sonido con micrófono integrado o externo | Teléfono es Smartphone |
Otras recomendaciones técnicas
- Realice una prueba de diagnóstico del equipo y capacidades de ancho de banda. (Speed Test).
- Verifique previamente a la reunión el audio y la cámara de su dispositivo electrónico.
- Durante la ejecución de la asamblea reduzca el consumo de ancho de banda de Internet en su hogar; es decir, evite que miembros de su familia reproduzcan vídeos, TV Streaming, descargas de archivos y otros.
Adicionalmente, tenga presente
- Muy respetuosamente se les solicita estar vestidos adecuadamente para la reunión.
- Respete los acuerdos para el buen desarrollo de la reunión.
- Disponer de un espacio libre de ruido y distracciones.
- Al ingresar, silencie su micrófono para no generar interferencia. Enciéndalo sólo en caso de querer hacer uso de la palabra, levantando la mano, con el cursor y dando clic al icono.
Acuerdos de uso del chat en Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal
1. El servicio de Chat es ofrecido a los copropietarios con el fin de permitir la comunicación directa por parte de los participantes a la Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal.
2. El propietario que utiliza este servicio, declara estar en conocimiento y aceptar los Términos y Condiciones Generales, la Política de Privacidad, los Términos y Condiciones para el uso que se indican en este documento.
3. Clase Alpha S.A.S no se responsabiliza por las opiniones y comentarios emitidos por los participantes; su contenido es única y exclusiva responsabilidad civil y penal de quien lo envió.
4. La Mesa principal se reserva el derecho de retirar en cualquier momento, y a su criterio, los mensajes que vayan en contra del reglamento de la asamblea.
Todo usuario del servicio de chat se compromete a:
- Mantener una conducta decente, y de respeto mutuo cuando utiliza este servicio.
- Usar el servicio para solicitar la palabra siempre y cuando su intervención lo amerite, para brindar claridad.
- Utilizar un lenguaje corto, preciso y en concordancia con el reglamento de la asamblea.
- No publicar mensajes de saludo o emoticones entre los participantes.
- No enviar repetidas e indiscriminadamente mensajes. Pidiendo atención, que puedan provocar una degradación del servicio.
- Se reserva el derecho de modificar las reglas de uso en cualquier momento y a su solo criterio.
Recomendaciones
Recomendaciones al usuario antes de acceder al servicio de chat:
Digite su información personal (nombre y # casa), el sistema registrará su intervención y el secretario de la asamblea será responsable de brindarle una respuesta o posteriormente será entregado a la administración.
Sea consciente de que todos los mensajes pueden no ser respondidos en la asamblea.
La velocidad de conexión al servidor de chat depende en gran parte de la velocidad de conexión de su proveedor de acceso Internet. Tenga paciencia en caso de que los mensajes no estén llegando con la rapidez deseada.
El presidente de la asamblea se reserva el derecho de terminar o suspender el acceso de los propietarios por cualquier violación, a los Términos y Condiciones generales, a la Política de Privacidad, o a cualesquiera disposiciones relacionadas con el uso del chat por Internet.
Funciones de la Administración
Dará apertura a la Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal, desde su computador compartirá la información y haciendo una revisión del quórum determinará si se da inicio en primera o segunda convocatoria.
Socializará los acuerdos o reglamento de esta asamblea virtual, compartirá la información de los postulados para la elección del presidente y secretario de la asamblea. O dado el caso lo someterá a votación en ese momento.
Leerá el rol de cada uno de estos cargos haciendo énfasis en esta modalidad virtual.
El Presidente: Modera el uso de la palabra habilitando y deshabilitando el micrófono.
El Secretario: Lee y da respuesta al Chat.
Dirigirá el desarrollo de la asamblea
Presentará el informe y guardará desde su computador toda la información que será presentada en su respectivo orden el Contador y el Revisor Fiscal o demás invitados si se diera el caso. (Asesores, Abogados, etc.)
Presentará su informe y solicitará a soporte técnico (Clase Alpha SAS) la presentación de los resultados de votación.
En caso de fallas técnicas transitorias o definitivas la empresa tomará control de la información presentada y será la alternativa para solucionar el impasse.
Será responsable de dar cierre a la asamblea o delegar dicha función en el presidente de la reunión.
Funciones del Presidente
Hará cumplir el Orden del Día de la Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal, concederá el uso de la palabra, según el orden en que se haya otorgado previamente para intervenir; orientará las discusiones sobre los temas de que se esté tratando y someterá a decisión de la Asamblea General Ordinaria no presencial (virtual) de Propietarios los temas que lo requieran;
En caso de falla técnica de su computador o Internet, tendrá la responsabilidad de comunicarse con la administración o con soporte técnico para informar la situación.
El reemplazo será sometido a decisión de los asambleístas.
Funciones del Secretario
Será responsable de dar lectura y respuesta a las inquietudes presentada por los asambleistas que tengan relación a la asamblea o a la copropiedad.
Las novedades técnicas serán responsabilidad de Clase Alpha SAS.
Podrá solicitar el uso de la palabra cada vez considere la necesidad de dar respuesta, cuando el tema sea muy recurrente.
En caso de falla técnica de su computador o Internet, tendrá la responsabilidad de comunicarse con la administración o con soporte técnico para informar la situación.
El reemplazo será sometido a decisión de los asambleístas.
Reglamento Interno de la Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal
Con el fin de que la reunión de la Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal no dure más de 5 horas y de que se desarrolle en un marco de RESPETO, ORDEN Y AGILIDAD, les enviamos un resumen de los principales conceptos a tener en cuenta en esta asamblea:
Términos
Ingreso
Con el fin de agilizar y ser eficientes en la asamblea, solo ingresará al recinto de la Asamblea una persona en representación de la respectiva casa.
Mayoría
Es el número mayor de votos u opiniones de acuerdo en una votación.
Simple
Es la que consta de la mitad más uno de los Propietarios presente o representados.
Absoluta
Es la que se mide con base en el número total de los coeficientes de propiedad, que reúne más de la mitad de ese total.
Extraordinaria o Calificada
Es la conformada con por lo menos el setenta por ciento (70%) de los coeficientes que integran el Conjunto.
Mociones
Las mociones son las proposiciones o propuestas que se presentan por los participantes en la Asamblea.
Proposición
Parte del discurso en que se expone aquello de lo que se quiere convencer a los oyentes. Recomendaciones: Encargo o súplica que se hace a alguien, poniendo a su cuidado y diligencia.
Intervenciones
Cada intervención, será debidamente autorizada por el Presidente de la Asamblea, se hará en voz alta y clara y se identificará con su nombre completo y número de casa, además de la calidad en la que actúa, sea propietario o apoderado. No se podrá intervenir más de dos (2) veces sobre el mismo tema, salvo que por tratarse de un asunto de suma importancia la Presidencia de la Asamblea lo autorice.
Cada intervención será de tres (3) minutos como máximo, término que podrá ampliarse hasta cinco (5) minutos con autorización de la Presidencia de la Asamblea y más tiempo a juicio de la Asamblea General, que fijará el nuevo término. La Presentación y sustentación de los informes de los Administradores y la Revisoría Fiscal, no estarán sometidos a los términos fijados anteriormente.
Votaciones y decisiones
Sin perjuicio de las restricciones contempladas en la Ley y en el Reglamento de Propiedad Horizontal, las decisiones que conlleven a efectos económicos se aprobarán con el voto favorable de un número de asistentes, en cabeza de los cuales esté representado más del 50% de los coeficientes de copropiedad presentes. Las decisiones administrativas se aprobarán con el voto favorable de la mitad más uno de los asistentes. Salvo de aquellas que versen sobre cuotas extras que superen cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias mensuales, para lo cual se necesitará mayoría calificada. En cualquier votación, ni un propietario, ni quien haya recibido representaciones o delegaciones, puede fragmentar el voto respectivo. No podrán los delegados que se retiren de la asamblea, ceder los poderes a otros asambleístas.
Mociones
Los asistentes tendrán derecho a presentar las siguientes mociones de:
• Orden: Cuando se considere que el orador se está desviando del tema o que la Asamblea no está ciñendo al Orden del día. También podrá presentarse moción de orden, cuando se esté alterando el orden físico dentro del recinto. La moción de orden será acatada o rechazada por la Presidencia.
• Aclaración: La podrá solicitar un participante a otro que esté interviniendo en ese momento a través de la Presidencia, con el único propósito de preguntar algo que no se ha entendido.
• Suficiente Ilustración: La puede presentar cualquiera de los participantes, cuando considere que el tema de discusión ha sido agotado. El presidente tiene la obligación de poner a consideración y voto de la Asamblea, en forma inmediata, la moción de suficiente ilustración.
Interpelaciones
Durante la intervención, cualquier orador podrá ser interpelado. Esta será concedida o no por el orador. En caso de existir múltiples interpelaciones, las mismas podrán ser controladas por el Presidente de la Asamblea.
