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Sabemos que la actualidad nos exige un cambio de paradigmas y el desarrollo de las asambleas no está libre de exigencias; por lo tanto, Clase Alpha SAS ha recogido desde su experiencia unas pautas para una Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal. Mediante la presentación de formatos para tener en cuenta:

MODELO DE CITACIÓN

Para:

Asunto: Citación Asamblea Ordinaria

Fecha: Día XX de Mes de 2026

Hora: X:XX AM /PM

Lugar: Virtual

Dando cumplimiento a lo estipulado en la Ley 675 de 2001, y al Reglamento de Propiedad Horizontal, el Consejo de Administración y la Administración se permiten citar a todos los Copropietarios a la Asamblea Anual Ordinaria.

orden del día propuesto

1. Verificación del Quórum
2. Nombramiento del presidente y secretario para la Asamblea
3. Elección de comisión para revisar y firmar el Acta
4. Informe del Consejo de Administración y la Administración
5. Dictamen del Revisor Fiscal
6. Presentación de Estados Financieros a Diciembre 31 de 2019
7. Aprobación del presupuesto de gastos para el año 2020
8. Elección de Consejo de Administración, Revisor Fiscal y Comité de Convivencia.
9. Varios y Proposiciones.

Si a la fecha y hora señalada no se completa el quórum requerido para deliberar, la Asamblea se reunirá a la hora siguiente y el número plural de asistentes hará quórum decisorio. Esperamos su puntual asistencia y disposición, ya que las decisiones que se tomen afectan directamente el patrimonio de todos. En caso de no poder asistir favor delegar su representación en el poder que se adjunta.

¡OBSERVACIONES IMPORTANTES!

Para lograr un mejor desarrollo de la Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal, proponga desde la convocatoria a que las personas INTERESADAS en participar en los siguientes cargos, favor hagan su postulación por escrito a través del correo administrativo: XXX

* Cargo de presidente y secretario de la asamblea.
* Se requieren máximo 3 personas para verificar el acta de asamblea.
* Miembros del consejo de administración, nuevo periodo.
* Postulación a miembros del comité de convivencia.

Tenga muy presente invitar a los copropietarios a acercarse de manera previa a la administración para que aclaren sus dudas con anterioridad y de esta manera permitir que la asamblea se desarrolle con tranquilidad y puedan centrarse en los más relevantes.

Comparta el correo y establezca la fecha para recibir y devolver las observaciones, enviadas antes del XX de XXX, con el fin de socializarlas con el consejo y hacer más efectiva la asamblea.

Otras Observaciones en Asamblea Virtual en
Propiedad Horizontal

Las personas que tengan dudas de la información financiera o administrativa favor enviar sus inquietudes con anticipación al correo estipulado, para dar respuesta oportuna antes de la asamblea.

Reunión de segunda convocatoria

Si la Asamblea de propietarios, no puede sesionar a la hora señalada por falta de quórum, la asamblea sesionará y deliberará en segunda Convocatoria, el mismo día de la convocatoria a las XX am/pm, en el mismo lugar y con el mismo orden del día que aparece en la citación.

En caso de no poder asistir, hágase representar, anexamos formato de poder de representación o reclámelo en la administración o portería, el poder debe ser firmado por el propietario y el delegado.
Solo podrá representar con poder máximo XX propietarios.

Recomendaciones Técnicas para una Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal

Ingrese con tiempo a la plataforma para garantizar que su sistema operativo cuenta con las actualizaciones y programas necesarios:

Otras recomendaciones técnicas

* Realice una prueba de diagnóstico del equipo y capacidades de ancho de banda. (Speed Test).

* Verifique previamente a la reunión el audio y la cámara de su dispositivo electrónico.

* Durante la ejecución de la asamblea reduzca el consumo de ancho de banda de Internet en su hogar; es decir, evite que miembros de su familia reproduzcan vídeos, TV Streaming, descargas de archivos y otros.

* Adicionalmente, tenga presente de manera muy respetuosa solicitar a los asistentes estar vestidos adecuadamente para la reunión.

* Respete los acuerdos para el buen desarrollo de la reunión.

* Disponer de un espacio libre de ruido y distracciones.

* Al ingresar, silencie su micrófono para no generar interferencia. Enciéndalo sólo en caso de querer hacer uso de la palabra, levantando la mano, con el cursor y dando clic al icono.

Acuerdos de uso del chat en Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal

1. El servicio de Chat es ofrecido a los copropietarios con el fin de permitir la comunicación directa por parte de los participantes a la Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal.

2. El propietario que utiliza este servicio, declara estar en conocimiento y aceptar los Términos y Condiciones Generales, la Política de Privacidad, los Términos y Condiciones para el uso que se indican en este documento.

3. Clase Alpha S.A.S no se responsabiliza por las opiniones y comentarios emitidos por los participantes; su contenido es única y exclusiva responsabilidad civil y penal de quien lo envió.

4. La Mesa principal se reserva el derecho de retirar en cualquier momento, y a su criterio, los mensajes que vayan en contra del reglamento de la asamblea.

TODO USUARIO DEL CHAT SE COMPROMETE A:

* Mantener una conducta decente, y de respeto mutuo cuando utiliza este servicio.

* Usar el servicio para solicitar la palabra siempre y cuando su intervención lo amerite, para brindar claridad.

* Utilizar un lenguaje corto, preciso y en concordancia con el reglamento de la asamblea.

* No publicar mensajes de saludo o emoticones entre los participantes.

* No enviar repetidas e indiscriminadamente mensajes. Pidiendo atención, que puedan provocar una degradación del servicio.

* Se reserva el derecho de modificar las reglas de uso en cualquier momento y a su solo criterio.

Recomendaciones de usuario para antes de ingresar
al chat

* Digite su información personal (nombre y # casa), el sistema registrará su intervención y el secretario de la asamblea será responsable de brindarle una respuesta o posteriormente será entregado a la administración.

* Sea consciente de que todos los mensajes pueden no ser respondidos en la asamblea.

* La velocidad de conexión al servidor de chat depende en gran parte de la velocidad de conexión de su proveedor de acceso Internet. Tenga paciencia en caso de que los mensajes no estén llegando con la rapidez deseada.

* El presidente de la asamblea se reserva el derecho de terminar o suspender el acceso de los propietarios por cualquier violación, a los Términos y Condiciones generales, a la Política de Privacidad, o a cualesquiera disposiciones relacionadas con el uso del chat por Internet.

funciones de la administración

* Dará apertura a la Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal, desde su computador compartirá la información y haciendo una revisión del quórum determinará si se da inicio en primera o segunda convocatoria.

* Socializará los acuerdos o reglamento de esta asamblea virtual, compartirá la información de los postulados para la elección del presidente y secretario de la asamblea. O dado el caso lo someterá a votación en ese momento.

* Leerá el rol de cada uno de estos cargos haciendo énfasis en esta modalidad virtual.

* El Presidente: Modera el uso de la palabra habilitando y deshabilitando el micrófono.

* El Secretario: Lee y da respuesta al Chat.

* Dirigirá el desarrollo de la asamblea.

* Presentará el informe y guardará desde su computador toda la información que será presentada en su respectivo orden el Contador y el Revisor Fiscal o demás invitados si se diera el caso. (Asesores, Abogados, etc.)

* Presentará su informe y solicitará a soporte técnico (Clase Alpha SAS) la presentación de los resultados de votación.

* En caso de fallas técnicas transitorias o definitivas la empresa tomará control de la información presentada y será la alternativa para solucionar el impase.

* Será responsable de dar cierre a la asamblea o delegar dicha función en el presidente de la reunión.

* Leer y dar respuesta al chat.

* Dirigirá el desarrollo de la asamblea.

* Presentará su informe y solicitará a soporte técnico (Clase Alpha SAS) la presentación de los resultados de votación.

* En caso de fallas técnicas transitorias o definitivas la empresa tomará control de la información presentada y será la alternativa para solucionar el impase.
* Será responsable de dar cierre a la asamblea o delegar dicha función en el presidente de la reunión.

Las Funciones del Presidente son:

* Hará cumplir el Orden del Día de la Asamblea Virtual en Propiedad Horizontal.

* Concederá el uso de la palabra, según el orden en que se haya otorgado previamente para intervenir.

* Orientará las discusiones sobre los temas de que se esté tratando y someterá a decisión de la Asamblea General Ordinaria no presencial (virtual) de Propietarios los temas que lo requieran.
* En caso de falla técnica de su computador o Internet, tendrá la responsabilidad de comunicarse con la administración o con soporte técnico para informar la situación.
* El reemplazo será sometido a decisión de los asambleístas.

las funciones del secretario son:

* Será responsable de dar lectura y respuesta a las inquietudes presentada por los asambleistas que tengan relación a la asamblea o a la copropiedad.

* Las novedades técnicas serán responsabilidad de Clase Alpha SAS.

*Podrá solicitar el uso de la palabra cada vez considere la necesidad de dar respuesta, cuando el tema sea muy recurrente.

* En caso de falla técnica de su computador o Internet, tendrá la responsabilidad de comunicarse con la administración o con soporte técnico para informar la situación.
* El reemplazo será sometido a decisión de los asambleístas.

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