En este artículo encontrarás algunas herramientas que desde nuestra experiencia profesional, te queremos sugerir para lograr un buen desarrollo (desde el aspecto logístico) de una asamblea ordinaria.
Es la Asamblea General de Copropietarios, es el momento de evaluación por excelencia de la gestión de un administrador, éste es el espacio para conocer y relacionarte con esas personas por las que trabajas cada día y garantizar que para ellos sea un espacio ameno, esa será la primer clave del éxito.
Son muchos los aspectos a tener en cuenta antes del desarrollo de la asamblea, por eso decidimos hacer estas recomendaciones para que la organización de la logística sea muy sencillo.
1. Rodeate de todo tu equipo de trabajo, busca la misma sintonía y enfoca todos los esfuerzos para buscar el bienestar de la copropiedad. Antes de establecer la fecha con el Consejo de Administración, ten claro la entrega de informes y disponibilidad del revisor fiscal y el contador, nadie mejor que ellos para hablar de las finanzas y responder con claridad a los residentes.
2. En el artículo 39 de la Ley 675 de 2001, aclara que la asamblea se debe reunir dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento del período presupuestal y la convocatoria no puede ser inferior a 15 días calendario. El cumplimiento de este tipo de reglas evitará una posible impugnación, que siempre termina en detrimento de la misma unidad residencial.
3. Definir un espacio adecuado para llevar a cabo la asamblea es fundamental, en ocasiones el salón social no es lo suficientemente amplio para congregar a los asistentes, que cuando la inasistencia tiene cobro suele participar del 85% al 90% de los copropietarios y cuando no, se reduce significativamente al 40%, castigando indiscriminadamente la toma de decisiones. A la hora de seleccionar el espacio debemos pensar en la iluminación, la corriente eléctrica, el acceso al baño y demás particularidades de que en los espacios abiertos es una guerra perdida, entre el video beam y la luminosidad del sol; además, por nuestro clima tropical la lluvia es una amenaza constante.
4.Utiliza los recursos propios, es una buena estrategia para ejemplificar la gestión, son los detalles los que generan en los copropietarios la seguridad de que el administrador maneja y controla lo que pasa en la unidad, es por eso que es bueno conocer con precisión: cantidad de sillas y mesas de las cuales dispone la unidad y reservar con anticipación al proveedor de confianza los recursos necesarios para el óptimo desarrollo de la reunión. (Sonido, proyección, indumentaria, café, refrigerio, entre otros).
5.Finalmente, elabora un reglamento de asamblea que junto con el informe que se debe entregar con la citación. Puede ser a través de la creación de un link que permita acceder a la información generando un ahorro de recursos interesantes y superar la barrera de tener que desplazarse hasta la copropiedad para poder estar informado.
