En el contexto actual, convocar eficazmente a asambleas de copropietarios en Colombia están experimentando un cambio significativo. La modalidad virtual ha cobrado protagonismo, ofreciendo una oportunidad para incrementar la participación y tomar decisiones importantes de manera eficiente y legal. En Sistevot, entendemos los retos que esto implica y estamos aquí para guiarte en el proceso de convocatoria y realización de asambleas en tu conjunto residencial, ya sean virtuales, presenciales o mixtas.
Tenga en cuenta estos elementos para convocar eficazmente a asambleas de copropietarios
1. Marco Legal de las Asambleas de Copropietarios
La Ley 675 de 2001 obliga a las propiedades horizontales a reunirse al menos una vez al año. La convocatoria debe incluir a todos los propietarios y puede ser presencial, virtual o mixta. Las notificaciones deben hacerse con al menos 15 días de anticipación para asambleas ordinarias y 5 días para extraordinarias, respetando el formato de comunicación preferido por cada propietario.
2. Asambleas Virtuales, Presenciales y Mixtas: ¿Qué Cambia?
Las asambleas presenciales requieren notificación física, mientras que las virtuales y mixtas se benefician de la comunicación digital, como el correo electrónico. Es crucial mantener actualizada la base de datos de los propietarios para asegurar una comunicación efectiva.
3. Formato de Convocatoria para Asambleas Virtuales
Al planificar una asamblea virtual, es esencial especificar claramente la plataforma tecnológica y asegurar que todos los propietarios tengan acceso a ella. La validez de estas reuniones se respalda con grabaciones y evidencia de la convocatoria completa.
Conclusión: Elegir la Modalidad Adecuada para tu Asamblea
Con esta guía para convocar eficazmente a asambleas de copropietarios estás listo para seleccionar la modalidad de asamblea que mejor se adapte a tus necesidades y las de tu comunidad. Recuerda que una convocatoria bien ejecutada es clave para el éxito de tu asamblea de copropietarios.
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Guia Completa convocar eficazmente a asambleas de copropietarios
El propósito de garantizar una correcta citación asegura el éxito de una asamblea de copropietarios y la realización de la misma, esto con el fin de que participe la mayor cantidad de asistentes posible y se tomen de manera unánime y legal las diferentes decisiones que involucran el bienestar de todos. Sin embargo, dadas las actuales condiciones del mundo debido a la pandemia, el panorama en torno a la realización de asambleas en Colombia ha variado significativamente, así como los medios de ejecución en los que estas pueden llevarse a cabo. De esta manera, las asambleas pasan de primar en la modalidad virtual y se evidencia una alta participación en modalidades de asamblea virtual u online, así como asambleas mixtas.
En Sistevot, somos conscientes de la confusión que esto puede generar. Es por ello por lo que traemos herramientas para que tengas toda la información y puedas convocar o citar de manera correcta a la asamblea de copropietarios en tu conjunto residencial.
Marco Legal
La propiedad horizontal se encuentra en la obligación, según la Ley 675 de 2001, a reunirse ordinariamente por lo menos una vez al año, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal, con el fin de informar y gestionar la situación general de la persona jurídica.
Para ello se debe garantizar que el 100% de los propietarios sean convocados a la reunión ordinaria o extraordinaria, sea cual sea la modalidad, la cuales pueden ser presencial, virtual o mixta.
La citación a una asamblea ordinaria la efectuará el administrador, con un plazo no inferior a 15 días calendario. Por otro lado, la citación a una reunión extraordinaria la efectuará el administrador, consejo de administración, Revisor Fiscal o los propietarios, siempre y cuando sumen por lo menos la quinta parte de los coeficientes de la propiedad, dicha convocatoria tendrá una antelación de mínimo 5 días calendario.
Que dice la ley 675 de 2001
La convocatoria de asamblea presencial, se hará mediante comunicación enviada a todos y cada uno de los propietarios de bienes en la copropiedad, a la última dirección registrada. Sin embargo, la convocatoria solo puede realizarse vía correo electrónico, siempre y cuando este sea el medio autorizado por el propietario, en lugar de la dirección física; además es necesario que en reglamento no se contemple la prohibición de este medio como para citar. O, por el contrario, si la modalidad de la reunión es una asamblea virtual. Por otro, no es permitido publicar la convocatoria en la cartelera de la copropiedad, dado que esta debe efectuarse de manera individual a cada propietario.
En dicho aviso, debe quedar de manera explicita y detallada el respectivo orden del día y los puntos a tratar, con el fin de dejar de manera clara el objeto de la asamblea. Adicional, según el artículo 425 del Código de Comercio, en las reuniones que se convoquen de manera extraordinaria, no se podrán tomar decisiones que no se encuentren expresas en el orden del día de la citación, exceptuando sí, la decisión la toman el 70% de los presentes. Es por ello que, en las asambleas no presenciales, se encuentra prohibido que en el orden del día se abra el punto de proposiciones y varios; el parágrafo 1 del artículo 39 de la ley 675, según el cual en este tipo de reuniones se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.
Para tener en cuenta
Por otro lado, las asambleas en modalidad virtual se encuentran contempladas en la ley 675 de 2001, en el artículo 42. Donde, para acreditar la validez de una asamblea online, debe quedar prueba irrefutable de la misma, como grabación y evidencia de que fue convocado el 100% de los propietarios a la reunión.
Adicional, para convocar a la asamblea virtual, es de vital importancia dejar de manera explícita el medio tecnológico o la plataforma por la que se podrá acceder a la reunión. Adicional, el medio para convocar debe ser el mismo en el que se desarrollará la asamblea de copropietarios. Es decir, la citación debe ser vía correo electrónico, según la base de datos que el administrador posea.
Asamblea Virtual vs Asamblea Presencial vs Asamblea Mixta
A continuación, se presentan las diferencias de cómo se debe realizar la convocatoria según la modalidad de la asamblea de copropietarios.
Asamblea Presencial
La convocatoria debe hacerse llegar de manera física a todos y cada uno de los copropietarios a la última dirección registrada. De allí la importancia de contar con una base de datos actualizada de los propietarios.
Asamblea Virtual
La convocatoria a la asamblea de copropietarios debe enviarse de manera digital, vía correo electrónico a cada propietario.
Asamblea Mixta
Los propietarios deben recibir la citación en ambos medios para asistir a la asamblea, es decir, de manera física en su última dirección registrada y vía correo electrónico.
Formato de citación para asamblea virtual
Ahora que conoce a detalle las necesidades y requerimientos para cada una de las modalidades de asambleas de copropietarios disponibles para el 2024, elija la que sea más conveniente para sus necesidades y la de los asistentes a ella y comience con la planificación y citación e inicie a convocar eficazmente a asambleas de copropietarios.
